Rengeteg jó tanácsot olvashatunk azzal kapcsolatban, hogyan gazdálkodjunk helyesen az időnkkel, a különböző módszerekkel és tréningekkel pedig ma már Dunát lehet rekeszteni, de valójában először a saját hozzáállásunkon szükséges változatni – vallja Bardóczy Zsuzsanna, üzleti tréner, kommunikációs tanácsadó, a Roobycon Consulting ügyvezetője.
Mit jelent az, hogy nem mi használjuk az időnket?
Ha én használom az időmet, akkor a számomra rendelkezésre álló időben jellemzően az történik, amit én szeretnék, amikor viszont mások, akkor inkább azért teszek, dolgozom, amit ők szeretnének elérni, nem pedig én.
Jól sejtjük, hogy általában a munka világában mások használják az időnket?
Így van, a legtöbb embernek mások használják az idejét, és nem feltétlenül azért van így, mert ez elkerülhetetlen. Gondolok itt például a maratoni megbeszélésekre, azokra, akik meetingről meetingre rohannak. Ez inkább valaminek az eredménye, nem pedig az oka vagy az eredője.
Melyek lehetnek az intő jelei annak, hogy rosszul használjuk az időnket?
Például, ha valaki folyamatosan azt érzi, hogy összecsapnak a feje felett a hullámok, és mindig kellene még a 24 órán túl egy fél nap, hogy utol tudja érni magát.
Sokan azt gondolják, hogy a jó időgazdálkodáshoz pusztán különböző eszközök és technikák szükségesek, pedig ezek sem tudnak segíteni, ha nem társul melléjük egy megfelelő magatartás. Sokszor, mivel a mi időnkkel nagyvonalúan bánnak, akaratunk ellenére mi is nagyvonalúan bánunk másokéval. Tehát az első lépés az, hogy mi magunk tiszteletben tartjuk a magunk és mások idejét, hiszen az idő az, amit nem lehet visszaadni.
Például, ha megbeszélünk egy időpontot, akkor ha törik, ha szakad, legyünk ott idejében?
Ha fordított esetben nekünk kell várakoznunk, miközben be van osztva a napunk, és rengeteg dolgot kellene elintéznünk, akkor valószínűleg úgy érezzük, hogy elvették tőlünk ezt az időt, vagyis anélkül telt el hogy valami érdemi dolog történt volna. Alapvető joga mindenkinek, hogy az idejével maga rendelkezzen, és a lehető legkevésbé rabolják mások az idejét.
Hol követhetünk el hibát az időgazdálkodásunkban?
Ha a magatartásnál maradunk, akkor az egyik legnagyobb hiba, ha azt gondoljuk, hogy nem lehet nemet mondani. Pedig a jogtalan, de olykor még a jogos kérésekre is lehet nemet mondani.
Akár egy munkahelyi feladatra is?
Persze, hiszen gondoljunk csak bele, ha nekünk megígérnek valamit, de nem tartják be, akkor az milyen érzést kelt bennünk? Ha én a munkahelyemen minden feladatra igent mondok, túlvállalom magam, és emiatt pontatlanul dolgozom, félkész munkát adok le, kicsúszok a határidőből, akkor épp az ellenkező képet sugallom magamról, mint amit szerettem volna. Ráadásul ez egy hógolyó effektust eredményez, vagyis a többi teendőm is mind csúszni fog, ami egy idő után a magatartásunkban is megmutatkozik. Hiszen a feladatainkért már nem erőfeszítéseket teszünk, hanem áldozatokat hozunk.
Ami fontos lehet akár az önéletrajzfotó szempontjából is, hogy egyébként az arcunkra van írva, hogy velünk telik vagy múlik az idő. Ugyanis nem ugyanazt jelenti a kettő. Ha telik, akkor történik valami, a rendelkezésünkre álló időt megtöltjük. Ha múlik, akkor csak tovább haladt úgy, hogy érdemben történt volna valami.
Azt mennyire tekinthetjük időrabló tevékenységnek, ha például a munkahelyünkön a facebookon lógunk, vagy a kollégákkal kávézgatunk?
Ez mindig a munkahelyi kultúrának a függvénye. Ha a munkaadó elsősorban a fizikai jelenlétet várja el a munkavállalóitól, mert úgy érzi, hogy akkor lesznek a feladatok elvégezve, ha mindenki bent tölti a maga 8-9 óráját, akkor a munkatársak ennek a követelménynek fognak eleget tenni. Az persze egy másik kérdés, hogy ez valójában mennyire hasznos.
A túlóra is rabolja az időnket?
Ha rendszeresen túlórázunk, akkor a munkáltatónk egy olyan részét használja az időnknek, életünknek, ami máshonnan hiányzik majd. És ne felejtsük el, hogy az ember egy individuum, az életének ez a két része, a munkájára szánt idő, és a családjára szánt idő, nem elválasztható. Ha valami történik a munkahelyünkön, akkor az kihat a családi életünkre is. És ez jellemzően fordítva is igaz.
Tehát az a legfontosabb, hogy tanuljunk meg nemet mondani?
Ezt rendkívül könnyű mondani, de valójában rengeteg félelem társul hozzá. Sokan attól tartanak, hogy ha nemet mondanak, akkor a másik ember azt egy személyes elutasításnak fogja tekinteni. Mi magunk sem szeretjük, ha nemet mondanak nekünk. Éppen ezért tartunk ettől, és elkerüljük azokat a helyzeteket, amikor a saját érdekeinket, akár konfrontálódva is, fel kell vállalnunk.
Az időnkkel való gazdálkodás az életformánk része. Az tud jobban bánni az idejével, aki egyébként jobban tudja képviselni saját magát az életében. Ha én tisztában vagyok a saját jogaimmal, és ugyanabban a pillanatban tisztában vagyok azzal, hogy ezek a jogok másokat is megilletnek – például a tévedésé, vagy a nemet mondásé –, akkor képes leszek úgy mondani nemet, hogy a helyzetet utasítom el, és nem a másik személyt.
Sokszor mégis úgy adódik, hogy el kell végeznünk olyan feladatokat is, amihez semmi kedvünk. Ilyenkor mi a megoldás?
Az a tapasztalatom, hogy az embereknek nagyon csekély hányada képes megélni azt a pillanatot, amiben éppen benne van. Vagy állandóan a múlton töprengenek, vagy már a jövőbe kívánkoznak.
A jelenbe lépéshez a legjobb, ha rendszeresen felteszünk magunknak egy egyszerű kérdést: mi történik most velem? Vajon az a válasz, hogy most épp a munkahelyemen olyan dologgal foglalkozok, amihez igazából nem értek, amit nem szeretek, és ami lehet, hogy nem is az én feladatom? Vagy azt tudom mondani, hogy jól érzem magam abban a pillanatban, amiben éppen vagyok? A válaszok segítenek abban, hogy eldöntsük, „ott vagyok-e, ahol lennem kell, azt teszem-e, amit tennem kell” az alatt az idő alatt, ami az enyém. A választ mindenki csak maga tudhatja, a lényeg azonban az – és ez a saját időnkkel történő jól bánás egyik alapja –, hogy képesek vagyunk-e megélni a jelen pillanatot.